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De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, publicado, em 18 de março de 2020, o Brasil passa a estabelecer técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que estes produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
O atual Decreto tem como função regulamentar dispositivos de leis já existentes no ordenamento brasileiro como no caso do artigo 3º da Lei nº. 13.874/2019, qual seja:
“Art. 3º São direitos de toda a pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no parágrafo único do art. 170 da Constituição Federal.
X – arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público”;
Assim como regulamentar o artigo 2º-A da Lei nº 12.682/2012, qual seja: “Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento”. O novo Decreto veio com o intuito de facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados oferecendo agilidade e facilidade na visualização de documentos e vantagens no que diz respeito à armazenagem e preservação do próprio documento.
Cabe destacar que o novo Decreto nº 10.278/2020 trouxe novos requisitos obrigatórios para que os documentos digitalizados possam ser considerados como originais. Neste caso, destacamos os seguintes artigos:
Quando a digitalização envolva entidades públicas: “Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.” Quando a digitalização envolva entidades particulares:
“Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º”.
Além disso, chamamos a atenção para o novo Decreto de outros resultados positivos que a substituição do papel físico pela via digital pode trazer em um âmbito social e econômico.
Em termos organizacionais, o acúmulo de papéis e documentos no ambiente de trabalho acaba limitando o espaço disponível, pois tal acúmulo libera espaço para outras atividades.
Um ambiente de trabalho mais harmônico e organizado afeta positivamente o desenvolvimento dos colaboradores, contribuindo para uma melhor produtividade.
Documentos impressos estão sujeitos a extravio, manuseio incorreto e outros acidentes.
Transferindo esse material para plataformas digitais, é possível gerar backups de segurança, promover acesso remoto aos envolvidos em cada processo e aplicar recursos avançados de proteção de dados, para ter certeza de que o acervo de sua empresa está bem protegido.
Entre 3% e 8% do orçamento da sua empresa pode estar sendo desperdiçado pelo mau uso de papel, e esse prejuízo também é sentido pelo meio ambiente. Por isso, em termos ambientais produzir sem poluir é uma necessidade emergente. Dentre os cinco maiores problemas ambientais do mundo, o desmatamento é um dos mais preocupantes, causado pela extração indevida de árvores que têm como função principal manter o carbono fora da atmosfera e dos oceanos, o que ressalta a importância do uso correto dos recursos naturais.