CONCEITO
Escrituração digital de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais entre outras informações, relativas à contratação e utilização de mão de obra, com ou sem vínculo de emprego.
IMPLEMENTAÇÃO
1º Grupo
A implementação do eSocial para os empregadores do 1º Grupo o qual compreende as “Entidades Empresárias” (definidas no Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016) tributadas pelo lucro real e com faturamento (receita bruta) superior a R$78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) no ano de 2016, será obrigatória a partir de janeiro de 2018.
A implementação em questão dar-se-á de forma progressiva, conforme cronograma anexo.
2º Grupo
Em julho de 2018, a implementação do eSocial será obrigatória também para o 2º Grupo, compreendendo os demais empregadores e contribuintes, quais sejam: (i) as “Entidades Empresáriais” tributadas pelo lucro real e com faturamento (receita bruta) menor ou igual a R$78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) no ano de 2016; (ii) entidades sem fins lucrativos; (iii) pessoas físicas; e (iv) organizações internacionais e outras instituições extraterritoriais todos listados de acordo com o mencionado Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016.
A implementação em questão dar-se-á de forma progressiva, conforme cronograma anexo.
3º Grupo
Para o último e 3º Grupo, que compreende os entes públicos, definidos no referido Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016 como integrantes da “Administração Pública”, a implementação do eSocial será obrigatória apenas em janeiro de 2019.
A implementação em questão dar-se-á de forma progressiva, conforme cronograma anexo.
Eventos de Saúde e Segurança do Trabalho
É importante mencionar que a transmissão dos eventos de segurança e saúde do trabalho somente será obrigatória para o 1º e 2º Grupos em janeiro de 2019, já em relação ao 3º Grupo, apenas em julho de 2019.
EVENTOS
Os eventos são as informações individualizadas de acordo com sua natureza, que deverão ser inseridas no eSocial. Os eventos são divididos em três tipos, a saber: a) iniciais e de tabela; b) periódicos e c) não periódicos.
a) eventos iniciais e de tabela: são os primeiros eventos a serem inseridos no sistema, tais como: informações do empregador, tabela de rubricas, lotações tributárias, tabela de cargos e funções, horários de trabalho, ambientes de trabalho, processos administrativo-judiciais, cadastro inicial de vínculo, vinculação ao sindicato, etc.
b) eventos periódicos: têm periodicidade previamente definida para sua ocorrência. Basicamente, são os eventos de folha de pagamento. O prazo de transmissão desses eventos é até o dia 7 do mês subsequente ao trabalhado.
c) eventos não-periódicos: não têm periodicidade definida, não são recorrentes, ou seja, só devem ser inseridos quando ocorrer um fato específico, tal como: admissão, demissão, alteração de contrato, monitoramento de saúde do trabalhador, afastamento, condições de risco, reintegração, etc.
O QUE MUDOU?
A forma como as informações serão enviadas pelos empregadores e recebidas pelos órgãos participantes foi alterada: Ministério do Trabalho e Emprego, Previdência Social, Receita Federal e Caixa Econômica Federal, pois a prestação de informação passa a ser unificada.
QUAIS INFORMAÇÕES DEVEM SER INSERIDAS NO SISTEMA?
Todas as informações relacionadas com os serviços prestados por pessoa física, ou seja, empregados e trabalhadores sem vínculo (TSV) obrigatórios, tais como: diretores não empregados e estagiários, devem ser inseridas no eSocial.
Existem, também, os trabalhadores sem vínculo opcionais, ou seja, aqueles cuja inserção das informações não deve, necessariamente, constar no eSocial. Recomenda-se que não sejam inseridas as informações desses trabalhadores no sistema, para evitar que tais informações sejam usadas contra a empresa.
PROCESSOS TRABALHISTAS
Os processos trabalhistas apenas devem ser cadastrados no eSocial quando o empregado-reclamante for reintegrado, no evento “Reintegração”.
PONTOS PARA ATENÇÃO
Os dados inseridos no eSocial podem ser alterados, retificados ou excluídos. Porém, todas as alterações e retificações realizadas constarão no histórico do eSocial. A empresa poderá sofrer eventual penalidade por informação prestada de forma equivocada, de acordo com a legislação aplicável.
Para a exclusão de um evento será necessário informar o número de seu registro, ou seja, aquele gerado quando da inclusão no sistema. Cada evento possui um prazo a ser respeitado, bem como diversos eventos estão conectados entre si. Portanto, para inserir um evento, muitas vezes, é necessário inserir previamente outros eventos, por exemplo, a admissão de um empregado deve preceder o seu afastamento ou férias.
É essencial que o cadastro dos eventos iniciais e de tabela sejam providenciados antes da implementação do eSocial, pois como já mencionado só será possível a alteração de qualquer informação do empregado se o seu cadastro já constar no eSocial.
Os gestores devem ser treinados sobre a importância de informarem, previamente, ao setor de Recursos Humanos sobre qualquer alteração no contrato de trabalho dos empregados, tais como cargos e horários, por exemplo, para sua inserção no eSocial de forma tempestiva e correta. A validação das informações feitas pelo eSocial é mínima, portanto, inexistem avisos no sistema caso seja inserida informação incorreta ou não verídica.
AÇÕES IMEDIATAS
Todas as empresas devem preparar o cadastro dos eventos preliminares e de tabela, principalmente os que dizem respeito à folha de pagamento, pois são os primeiros que devem ser implementados no eSocial.
É recomendável solicitar a todos os empregados atuais e futuros que verifiquem a exatidão de seus dados pessoais, tais como CPF, NIS, data de nascimento e nome completo, no site do eSocial:
www.esocial.gov.br/qualificacaocadastral.aspx
É essencial rever rotinas internas, elaborar estudo da realidade da empresa, especialmente eventos de folha de pagamento, plano de cargos e funções, horários de trabalho e retificação de informações antes do envio destas para o eSocial.
DÚVIDAS
Montgomery & Associados está à disposição de nossos clientes para eventuais esclarecimentos relativos ao eSocial. Para mais informações e acesso a tabela comparativa, confira o link a seguir:
https://montgomery.adv.br/esocial-3/. Dúvidas podem ser encaminhadas para: esocial@montgomery.adv.br
ANEXO A/ ATTACHEMENT A:
Cronograma de Implementação do eSocial/
Timeline of eSocial Implementation
| EVENTOS/EVENTS | 1º GRUPO/GROUP 1 GRANDES EMPRESAS/ | 2º GRUPO/GROUP 2 DEMAIS EMPRESAS/ | 3º GRUPO/GROUP 3 ÓRGÃOS PÚBLICOS/ |
| Eventos iniciais e de tabelas (Casdastro do empregador e tabelas) /Initial and checklist events
| 2018 Janeiro/January | 2018 Julho/July | 2019 Janeiro/January |
| Eventos não-periódicos (Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas)/ Non-periodic events
| 2018 Março/March | 2018 Setembro/September | 2019 Março/March |
| Eventos periódicos (Folha de pagamento )/ Periodic events (Payroll) | 2018 Maio/May | 2018 Novembro/November | 2019 Maio/May |
| Substituição da GFIP e compensação cruzada/ GFIP replacement and cross offsetting | 2018 Julho/July | 2019 Janeiro/January | 2019 Julho/July |
| Dados de segurança e saúde do trabalhador/ Employee health and safety data | 2019 Janeiro/January | 2019 Janeiro/January | 2019 Julho/July |
*Empresas com faturamento (receita bruta) anual em 2016 superior a R$78.000.000,00 / Companies with turnover (gross income) in 2016 above BRL78,000.000.00.