O Governo brasileiro depositou em 2 de dezembro de 2015, junto ao Ministério das Relações Exteriores dos Países Baixos, o pedido de adesão à Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, firmada em Haia, em 5 de Outubro de 1961, conhecida como a Convenção da Apostila de Haia. A referida convenção foi promulgada recentemente, por meio do Decreto nº 8.660, de 29 de Janeiro de 2016.
A convenção entrará em vigor a partir da data da publicação do Decreto nº 8.660/2016 no plano jurídico interno, porém no plano jurídico externo a convenção entrará em vigor a partir de 14 de agosto de 2016. Assim, antes dessa data e incluindo esta data será necessária a legalização de documentos.
A partir da referida adesão e promulgação será garantida a redução de tempo e de custos para cidadãos e empresas entre o Brasil e os Estados contratantes que já aplicam o instrumento, uma vez que não será necessária a legalização de documentos brasileiros públicos nos Estados aderentes e de documentos estrangeiros públicos desses Estados aderentes à Convenção no Brasil.
Segundo o artigo 1º da convenção a simplificação aplica-se aos documentos públicos que são: (i) aqueles emitidos por autoridade ou de agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça; (ii) os documentos administrativos; (iii) os atos notoriais; e (iv) as declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou sua existência. No mesmo dispositivo legal, a convenção não se aplica aos documentos emitidos pelos agentes diplomáticos ou consulares; e os documentos administrativos diretamente referentes às operações comerciais ou aduaneiras. Sendo assim, em geral, não necessitarão de legalização as procurações, certidões notoriais, dentre outros.
Apesar dessa simplificação, pode ser exigida a aposição da apostila no documento estrangeiro para atestar a autenticidade da assinatura, a função ou cargo exercido pelo signatário do documento, e quando cabível a autenticidade do selo ou carimbo aposto no documento atestado pela apostila, nos moldes do artigo 4º e anexo da Convenção, emitida pela autoridade competente do Estado no qual o documento é originário.
Por fim, apesar dessa simplificação a convenção não exclui as práticas comuns entre países, tais como os atos de registros internos e de traduções. No caso do Brasil, por exemplo, prevalecerá o registro no oficial de registro de títulos e documentos para gerar efeitos perante terceiros no Brasil, nos termos do artigo 130, parágrafo 6º da Lei Federal nº 6.015/73, que regulamenta a questão dos Registros Públicos; e a tradução juramentada também prevalecerá como necessária nos termos do artigo 224 do Código Civil.