Conceito
Escrituração digital de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais entre outras informações, relativas à contratação e utilização de mão de obra, com ou sem vínculo de emprego.
Implementação
A implementação do eSocial para empregadores tributados pelo lucro real e com faturamento acima de R$78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) no ano de 2016, está prevista para 1º de janeiro de 2018, exceto os eventos de segurança e saúde do trabalho que somente serão obrigatórios 6 (seis) meses após a implementação do eSocial.
Importante mencionar que até 1º de julho de 2017 será disponibilizado acesso ao eSocial aos empregadores, para fim de aperfeiçoamento do sistema.
Eventos
Os eventos são as informações individualizadas de acordo com sua natureza, que deverão ser inseridas no eSocial. Os eventos são divididos em três tipos, a saber: a) iniciais e de tabela; b) periódicos; e c) não periódicos.
- a) eventos iniciais e de tabela: são os primeiros eventos a serem inseridos no sistema, tais como: informações do empregador, tabela de rubricas, lotações tributárias, tabela de cargos e funções, horários de trabalho, ambientes de trabalho, processos administrativo-judiciais, cadastro inicial de vínculo, vinculação ao sindicato, etc.
- b) eventos periódicos: têm periodicidade previamente definida para sua ocorrência. São os eventos, basicamente, de folha de pagamento. O prazo de transmissão desses eventos é até o dia 7 do mês subsequente ao trabalhado.
- c) eventos não-periódicos: não têm periodicidade definida, não são recorrentes, ou seja, só devem ser inseridos quando ocorrer um fato específico, tal como: admissão; demissão; alteração de contrato; monitoramento de saúde do trabalhador; afastamento; condições de risco; reintegração; etc.
O que mudou?
Não houve alteração da legislação, apenas na forma como as informações serão enviadas pelos empregadores e recebidas pelos órgãos participantes: Ministério do Trabalho e Emprego, Previdência Social, Receita Federal e Caixa Econômica Federal, pois a prestação de informação passará a ser unificada.
Quais informações devem ser inseridas no sistema?
Todas as informações relacionadas com os serviços prestados por pessoa física, ou seja, empregados e trabalhadores sem vínculo (TSV) obrigatórios, tais como: diretores não empregados e estagiários, devem ser inseridos no eSocial.
Existem, também, os trabalhadores sem vínculo opcionais, ou seja, aqueles cuja inserção das informações não deve, necessariamente, constar no eSocial. Recomenda-se que não sejam inseridas as informações desses trabalhadores no sistema, para evitar que tais informações sejam usadas contra a empresa.
Processos trabalhistas
Os processos trabalhistas apenas devem ser cadastrados no eSocial quando o empregado for reintegrado, no evento “Reintegração”.
Pontos para atenção
Os dados inseridos no eSocial podem ser alterados, retificados ou excluídos. Porém, todas as alterações e retificações realizadas constarão no histórico do eSocial. A empresa poderá sofrer eventual penalidade por informação prestada de forma equivocada, de acordo com a legislação aplicável.
Para a exclusão de um evento será necessário informar o número de seu registro, ou seja, aquele gerado quando da inclusão no sistema.
Cada evento possui um prazo a ser respeitado, bem como diversos eventos estão conectados entre si. Portanto, para inserir um evento, muitas vezes, é necessário inserir previamente outros eventos, por exemplo, a admissão de um empregado deve preceder o seu afastamento ou férias.
É essencial que o cadastro dos eventos primários e de tabela sejam providenciados antes da implementação do eSocial, pois como já mencionado só será possível a alteração de qualquer informação do empregado se o seu cadastro já constar no eSocial.
Os gestores devem ser treinados sobre a importância de informarem, previamente, ao setor de Recursos Humanos sobre qualquer alteração no contrato de trabalho dos empregados, tais como cargos e horários, por exemplo, para sua inserção no eSocial de forma tempestiva e correta.
A validação das informações feitas pelo eSocial é mínima, portanto, inexistem avisos no sistema caso seja inserida informação incorreta ou não verídica.
Ações Imediatas
Todas as empresas devem preparar o cadastro dos eventos preliminares e de tabela, principalmente os que dizem respeito à folha de pagamento, mesmo antes da implementação do eSocial.
É recomendável solicitar a todos os empregados atuais e futuros que verifiquem a exatidão de seus dados pessoais, tais como CPF, NIS, data de nascimento e nome completo, no site do eSocial:
www.esocial.gov.br/qualificacaocadastral.aspx
É essencial rever rotinas internas, elaborar estudo da realidade da empresa, especialmente eventos de folha de pagamento, plano de cargos e funções, horários de trabalho e retificação de informações antes do envio destas para o eSocial.
Dúvidas
Montgomery & Associados está à disposição de nossos clientes para eventuais esclarecimentos relativos ao eSocial. Dúvidas podem ser encaminhadas para: esocial@montgomery.adv.br